一、

二、

网页端：经办人在湘化e云办事大厅中选择【财务系统】，可以直接进入到财务报账系统。

↓

移动端：通过湘化e云进入系统，点击【财务系统】即可跳转至财务报账系统。

注：使用校园网络可直接登录财务报账系统。如果需要在校外登录财务报账系统，第一次需要在“湘化e云”中登录vpn，在手机或电脑上安装aTrust，再进入财务报账系统；后续该设备可直接登录。

三、

方法一：

在【工作台】—【快速操作】栏点击【报销单】即可发起报销申请

方法二：

在左侧功能菜单【收支管理】中选择【报销申请】，点击右上方【申请报销】按钮，选择【直接报销】即可发起报销申请；如需预付报销，点击【预付报销】即可发起预付报销申请。

↓

↓

四、

经办人根据报销实际业务选择业务类型，将鼠标悬停至

，系统显示业务定义（即可在该业务类型下报销的费用内容）。

各业务类型的业务定义如下：

支出分类	业务类型	业务定义
一、公用支出	差旅费	因公务出差发生的差旅费，包括国内学习访问、培训、开会、招生宣传、访企拓岗、调研、征兵工作、家访、带学生实习实训及竞赛等。
一、公用支出	服务费	包括采购的所有服务类商品，如印刷费、邮寄费、邮电费、招聘费、考试费、广告费、宣传费、法律咨询服务费、财务咨询费、审计鉴证服务费、招标代理费、软件服务费、系统维护费、国防教育费、设备维修维保、绿化养护费等。
一、公用支出	交通费	市内交通费、租车费、校领导车补、省管干部异地交通费等
一、公用支出	接待费	反应单位按规定开支的各类公务接待（含外宾接待）费用，包括接待上级部门领导、兄弟单位来访等用车、用餐、开会安排等
一、公用支出	低值易耗品采购支出	包括采购的维修材料、耗材、办公用品及文化用品、资料等。
一、公用支出	资产购置支出	包括采购的专用设备、通用设备；批量购买的教材、图书、软件、绿植等
一、公用支出	工程项目采购	反映单位采购的工程项目，包括学校依法依规进行的基本建设项目
一、公用支出	退付保证金、押金	依据合同退付的各类保证金、押金
一、公用支出	公务车支出	包括公务车加油费、保养费、保险费、信息化管理费用、过桥过路费
一、公用支出	因公出国费	按规定开支的出国费用
一、公用支出	其他公务支出	包括租赁费（不含租车费）；教职工参加线上培训的费用；组织会议的费用；单位向税务部门缴纳的各种税金及附加费；会费；其他费用
二、科研类支出	差旅费（科教）	包括为完成科研/教研任务而外出调研、学习访问、培训、参加会议等
二、科研类支出	设备费	为完成科研/教研任务而购买设备或租赁设备
二、科研类支出	材料费	为完成科研/教研任务而购买试验材料
二、科研类支出	劳务费（科教）	包括聘请的专家及其他人员的劳务费，如讲课费、咨询费、评审费等。
二、科研类支出	其他费用	包括图书资料费、出版费、专利申请费、著作权申请费、论文版面费、视频拍摄费、资源制作费、信息服务费、组织召开科研/教研会议、科研/教研活动接待、科研绩效等其他费用
三、学生支出类	学生活动费	包括挑战杯、振兴杯、三下乡、社团活动、五四主题活动、迎新晚会、合唱比赛、社会实践活动费用、开学典礼、毕业典礼等
三、学生支出类	学生奖助学金	包括发放给学生的助学金、奖学金；火车优惠卡等。
三、学生支出类	实习实训费	校外实习实训租车费用、实习保险费、交实习实训公司的费用；实验室废物处理费
三、学生支出类	其他学生支出	供需见面会等
四、人员类支出	工资薪金	包括教职工工资、基本绩效
四、人员类支出	各类奖励	包括教职工的奖励性绩效工资及各类奖励等
四、人员类支出	劳务费	包括各部门聘请的专家及其他人员的劳务费，如讲课费、评审费、咨询费、监考费和阅卷费等。
四、人员类支出	社保、补贴、补助	包括养老保险、医疗保险、工伤保险、残疾人保障金等社会保障费用；职工中餐补贴、女工卫生费、援疆慰问支出、退休人员独生子女费及特殊补贴、乡村振兴驻村人员津补贴等特殊补贴支出；离休费、抚恤金、生活补助等对个人和家庭的补助。
四、人员类支出	其他人员类支出	包括人才引进费、教职工退休专项经费、老干医疗费等
五、其他支出	党建经费	党建经费
五、其他支出	水电费	电费、水费
六、专户支出	食堂费用支出	食堂费用支出
六、专户支出	党费专账	党费专账开支的费用
六、专户支出	工会活动费	工会活动费

五、

（一）

经办人选择差旅费业务类型后，进入差旅费报销界面。首先选择【预算项目】，即本笔报销业务的经费来源（使用哪里的钱）。系统支持选择多个预算项目进行报销。经办人在报销过程中点击暂存即可保存当前填写完毕的报销信息并退出当前界面，重新进入后之前填写过的信息会保留，选择完毕后点击下一步。

经办人在基本信息中填写报销的具体事由以及需要备注说明的信息，并在业务指引中根据实际情况上传相关佐证材料。

材料上传完毕后，在附件栏支持预览、下载、删除、修改文件名称操作。

经办人需要上传发票时，系统支持对经办人上传的发票进行识别验真。

系统识别发票有误时会出现如下显示，点击发票明细中右侧编辑按钮，可以看到系统识别错误原因，通常是发票抬头不一致。

系统识别发票明细无误后，点击下一步

经办人根据实际情况选择出差时间、出差地点、差旅分类、出差人员、人员职级、交通工具等信息。

系统支持下拉菜单选择，单位内人员支持同时选择多名教职工，系统自动识别出差人数，另系统会根据差旅分类+出差时间+出差地点+人员职级+是否派车自动带出市内交通费、伙食补助费以及住宿费的相关标准以及标准限额（标准限额=标准*人数*天数）。

经办人在实报金额栏中不允许填写超过标准限额的实报金额，城市间交通费由经办人根据实际产生的费用自行填写。

如果经办人需要报销多段行程，可以点击下方【添加新的行程】按钮；如果经办人需要报销除市内交通费、伙食补助、住宿费、城市间交通费之外的差旅费用，可以点击下方【添加其他费用】填写明细

完成上述信息填写后，经办人在【报销金额】栏中输入报销金额，报销金额需要等于上方的差旅费报销合计。

最后需要经办人在支付明细中选择支付方式，并填写支付信息和报销金额，支付方式支持选择公务卡、财务转账、银行代发和其他

支付方式选择公务卡时，系统支持下拉菜单选择收款人或经办人自行输入；支付方式选择财务转账时，系统支持下拉菜单选择对公转账收款单位，并自动带出收款账号及开户银行

当需要支付给多个对象时，点击【添加新的支付明细】，系统支持填写多个支付对象的支付明细。需要注意各支付对象报销金额合计需要等于预算项明细中报销金额。

全部信息填写完毕后，点击确认提交，报销单进入审批流程

（二）

经办人选择劳务费业务类型后，进入劳务费报销界面。首先选择【预算项目】，即本笔报销业务的经费来源（使用哪里的钱）。系统支持选择多个预算项目进行报销。经办人在报销过程中点击暂存即可保存当前填写完毕的报销信息并退出当前界面，重新进入后之前填写过的信息会保留，选择完毕后点击下一步。

经办人在基本信息中填写报销的具体事由以及需要备注说明的信息，并在业务指引中根据实际情况上传相关佐证材料。

材料上传完毕后，在附件栏支持预览、下载、删除、修改文件名称操作。

经办人需要上传发票时，系统支持对经办人上传的发票进行识别验真。

系统识别发票有误时会出现如下显示，点击发票明细中右侧编辑按钮，可以看到系统识别错误原因，通常是发票抬头不一致。

系统识别发票明细无误后，点击下一步

可选择根据报税后或报税前金额进行报销，然后选择对应的劳务人员，系统将自动带出对应职称及其劳务费标准等相关信息，只需填【单价】、【数量】，系统将自动计算出本次劳务费的税前、税后金额。

如果涉及多个劳务人员，可以点击序号上的＋号进行增加

如果系统里没有相应的劳务人员，可点击左上角的【新增】，填写劳务人员的基本信息，填写完成后点击【保存】

完成上述信息填写后，经办人在【报销金额】栏中输入报销金额，报销金额需要等于上方的劳务费报销合计。

最后需要经办人在支付明细中选择支付方式，并填写支付信息和报销金额，支付方式支持选择公务卡、财务转账、银行代发和其他

支付方式选择公务卡时，系统支持下拉菜单选择收款人或经办人自行输入；支付方式选择财务转账时，系统支持下拉菜单选择对公转账收款单位，并自动带出收款账号及开户银行

当需要支付给多个对象时，点击【添加新的支付明细】，系统支持填写多个支付对象的支付明细。需要注意各支付对象报销金额合计需要等于预算项明细中报销金额。

全部信息填写完毕后，点击确认提交，报销单进入审批流程

（三）

经办人选择接待费业务类型后，进入接待费报销界面。首先选择【预算项目】，即本笔报销业务的经费来源（使用哪里的钱）。系统支持选择多个预算项目进行报销。经办人在报销过程中点击暂存即可保存当前填写完毕的报销信息并退出当前界面，重新进入后之前填写过的信息会保留，选择完毕后点击下一步。

经办人在基本信息中填写报销的具体事由以及需要备注说明的信息，并在业务指引中根据实际情况上传相关佐证材料。

材料上传完毕后，在附件栏支持预览、下载、删除、修改文件名称操作。

经办人需要上传发票时，系统支持对经办人上传的发票进行识别验真。

系统识别发票有误时会出现如下显示，点击发票明细中右侧编辑按钮，可以看到系统识别错误原因，通常是发票抬头不一致。

系统识别发票明细无误后，点击下一步

经办人根据实际情况填写接待公函，接待对象的姓名、单位和职级。如有多名接待人，可点击【添加人员】进行增加。

系统支持下拉菜单选择，单位内人员支持选择教职工，如有多名教职工，可点击【添加人员】进行增加。

系统会自动识别人数，并且根据接待人员职级和总人数自动带出工作餐的标准限额，只需填写工作餐的时间、场所和报销金额。同时，经办人根据实际情况填写有关交通费用的时间、交通项目、人数、路线和报销金额。

经办人在实报金额栏中不允许填写超过标准限额的实报金额。

完成上述信息填写后，经办人在【报销金额】栏中输入报销金额，报销金额需要等于上方的接待费报销合计。

最后需要经办人在支付明细中选择支付方式，并填写支付信息和报销金额，支付方式支持选择公务卡、财务转账、银行代发和其他

支付方式选择公务卡时，系统支持下拉菜单选择收款人或经办人自行输入；支付方式选择财务转账时，系统支持下拉菜单选择对公转账收款单位，并自动带出收款账号及开户银行

当需要支付给多个对象时，点击【添加新的支付明细】，系统支持填写多个支付对象的支付明细。需要注意各支付对象报销金额合计需要等于预算项明细中报销金额。

全部信息填写完毕后，点击确认提交，报销单进入审批流程

（四）

经办人选择除上述三种业务类型外其他业务类型后，进入相应业务类型报销界面。首先选择【预算项目】，即本笔报销业务的经费来源（使用哪里的钱）。系统支持选择多个预算项目进行报销。经办人在报销过程中点击暂存即可保存当前填写完毕的报销信息并退出当前界面，重新进入后之前填写过的信息会保留，选择完毕后点击下一步。

经办人在基本信息中填写报销的具体事由以及需要备注说明的信息，并在业务指引中根据实际情况上传相关佐证材料。

材料上传完毕后，在附件栏支持预览、下载、删除、修改文件名称操作。

经办人需要上传发票时，系统支持对经办人上传的发票进行识别验真。

系统识别发票有误时会出现如下显示，点击发票明细中右侧编辑按钮，可以看到系统识别错误原因，通常是发票抬头不一致。

系统识别发票明细无误后，点击下一步

完成上述信息填写后，经办人在【报销金额】栏中输入报销金额。

最后需要经办人在支付明细中选择支付方式，并填写支付信息和报销金额，支付方式支持选择公务卡、财务转账、银行代发和其他

支付方式选择公务卡时，系统支持下拉菜单选择收款人或经办人自行输入；支付方式选择财务转账时，系统支持下拉菜单选择对公转账收款单位，并自动带出收款账号及开户银行

当需要支付给多个对象时，点击【添加新的支付明细】，系统支持填写多个支付对象的支付明细。需要注意各支付对象报销金额合计需要等于预算项明细中报销金额。

全部信息填写完毕后，点击确认提交，报销单进入审批流程

（五）

涉及预付的业务，经办人需要首先在系统中申请预付，预付完成后再发起报销。

1、 发起预付

系统中支持两种方式发起预付申请：

方式一：

在【工作台】—【快速操作】栏点击【预付申请单】即可发起预付申请

方式二：

在左侧功能菜单【收支管理】中选择【预付申请】，点击右上方【发起预付】按钮即可发起预付申请

2、 选择业务类型

经办人根据实际业务情况选择对应业务类型，将鼠标悬停至

，支持业务定义查询。

3、 填写预付信息

首先经办人选择【预算项目】，即本笔预付业务的经费来源（使用哪里的钱）。系统支持选择多个预算项目进行预付。选择完毕后点击下一步。

然后经办人填写预付事由以及需要备注说明的内容，在预算项明细中填写需要预付的金额。

经办人需要在支付明细中选择支付方式，并填写支付信息和报销金额，支付方式支持选择公务卡、财务转账、银行代发和其他

支付方式选择公务卡时，系统支持下拉菜单选择收款人或经办人自行输入；支付方式选择财务转账时，系统支持下拉菜单选择对公转账收款单位，并自动带出收款账号及开户银行

当需要支付给多个对象时，点击【添加新的支付明细】，系统支持填写多个支付对象的支付明细。需要注意各支付对象报销金额合计需要等于预算项明细中报销金额。

最后经办人按照业务指引上传相关佐证材料。

全部信息填写完毕后，点击确认提交，报销单进入审批流程。

4、 发起预付报销

系统中支持两种方式发起预付报销：

方式一：

在【工作台】—【快速操作】栏点击【报销单】，选择上方【预付申请报销】即可发起预付报销

方式二：

在左侧功能菜单【收支管理】中选择【报销申请】，点击右上方【申请报销】按钮，选择预付报销即可发起。

经办人点击我要报销，即可在预付申请基础上进行报销。

经办人无需填写基本信息，系统会根据之前预付填写的内容自动带出报销事由和备注说明，经办人需要上传报销时需要的相关佐证材料，材料上传完毕点击下一步。

经办人无需填写预算项明细和支付明细，系统会根据之前预付填写的内容自动带出预算项明细和支付明细，经办人直接点击确认提交即可。

六、

1、当经办人发起的报销单被驳回时，经办人可以在详情页复制单据，经办人在原本填写好的信息基础上根据驳回意见进行修改，再点击确认提交即可。

2、经办人可以将正在审批过程中的单据撤回，审批流程自动终止。经办人如需重新提交单据，可以在单据详情页点击复制单据，在原本填写的信息基础上进行补充或修改，最后点击确认提交即可。

七、

在报销单审批通过后，经办人可以在报销单详情页将报销单打印出来

报销单样例：

八、

经办人在进入财务系统后，点击下方“+”号按钮，在【报销申请】中选择需要报销的业务类型，系统会根据经办人选择频率最高的业务类型在【常用申请】中显示，经办人可以在常用申请中选择自己常用的业务类型。选择业务类型后的填报内容与电脑端一致，只是表现形式不同，可以参照电脑端的操作内容示例。

九、

（一）

核算科长/财务处处长有权限修改报销单支付信息，点击右上角的【修改支付信息】，核算科长需要给审批通过的预付申请单匹配预算指标（2023年报销单匹配预算指标仅是为了预付完成支付使用）

修改支付信息后，需要将支付明细和预算指标相匹配。点击指标编号选择默认指标，会自动带出部门指出经济分类、资金性质等信息。

预算申请审批通过后，核算科长/财务处处长需要点击右上角的【完成支付】才能发起预付申请的报销。

（二）

审批人进入首页工作桌面，点击【待我审批】中具体项目，穿透进入审批界面

领导可上下滚屏查看项目申报材料详情，点击【同意】或【驳回】输入审批意见

审批人或申报人可发起讨论，同时支持@申请人或审批流中已审批过的审批人，提醒其关注相关内容

审批人可以将转交、抄送其他人员。转交操作可以将报销单转交他人审批。抄送操作可以将报销单发送他人查看，但是不能审批

特殊情况下需要标准流程之外人员审批时，在点击同意后，可通过打开按钮即可选择加签审批人

点击同意或不同意后，可选择/添加常用审批意见。系统默认驳回到申请人，可根据需要选择驳回到之前某个节点（须管理员调整流程参数）

（三）

审批人进入系统工作桌面后，点击【待我审批】中具体项目，穿透进入审批界面

审批人可上下滚屏查看项目申报材料详情，点击【同意】或【驳回】输入审批意见；审批人或申报人可发起讨论，同时支持@申请人或审批流中已审批过的审批人，提醒其关注相关内容；审批人可以将转交、抄送其他人员。转交操作可以将报销单转交他人审批。抄送操作可以将报销单发送他人查看，但是不能审批